Las salas de prensa online son un
elemento imprescindible en la relación entre empresas y periodistas. Cada día
más entidades añaden la información dedicada a la prensa en sus páginas webs
puesto que es una forma sencilla de dar a conocer todas sus propuestas y
acontecimientos. Además de agilizar en gran medida la comunicación con los
medios, la sala virtual de prensa facilita la labor de los periodistas o
comunicadores, ya que contiene la información necesaria para crear las noticias
sobre ese evento.
Existen diferentes tipos de salas
online. Algunas funcionan casi como un archivo histórico ya que guardan los
documentos con información antigua, mientras que otras tan solo cuentan con los
datos de los últimos acontecimientos, puesto que se van eliminando los
anteriores. Por otra parte, hay casos en los que el acceso a la información de
prensa es ilimitado, de forma que cualquier persona pueda tener esos datos,
mientras que en otros el acceso está restringido y solo se puede entrar con un
usuario y una contraseña que la organización ha facilitado previamente.
Toda sala de prensa debería
seguir algunos parámetros lógicos e incluir algunos documentos clave. Por
ejemplo, es preferible que todos los documentos de la web estén en formato PDF,
ya que impide la modificación del texto e imágenes y garantiza que el
periodista va a recibir el archivo tal como se creó. Las imágenes deben estar
en formato jpg o similar para que cualquier ordenador pueda abrirlo. Además, es
importante que las fotografías estén en alta calidad, lo suficiente como para
que se puedan imprimir si el medio de comunicación lo necesitara. En el caso de
audios y vídeos ocurre lo mismo: deben aparecer en un formato compatible con el
mayor número de dispositivos y en la mayor calidad posible. Es muy común que estos
archivos multimedia estén disponibles en ficheros de tipo Dropbox o Wetransfer,
en este caso hay que tener en cuenta que ciertas páginas de envío de
información caducan un tiempo después y los archivos dejan de estar
disponibles, por lo que la mejor opción es una carpeta de Dropbox a la que se
puede tener acceso sin límite de tiempo.
Hay ciertos datos que deben
aparecer en la página web, como un correo o teléfono de contacto para
solucionar los posibles problemas que encuentre el periodista y que le permita
tener comunicación con la empresa en cuestión. Del mismo modo, es importante
que la información esté bien organizada para que se pueda encontrar de forma
visual en la web sin esfuerzo. Los documentos deben estar ordenados por fecha,
así como señalar los aspectos más relevantes del hecho que se está comunicando,
ya sean las características de un producto o los detalles de un evento.
En el caso concreto de la sala deprensa del Festival Internacional de Jazz de Madrid encontramos una web bien
organizada, fácil de encontrar en la página y de acceso libre. Lo primero que
aparece es el contacto de prensa, seguido de los dossieres para los medios de
comunicación, las imágenes y los vídeos. Los documentos están clasificados
según fecha y formato, lo que facilita el trabajo a la hora de encontrar una
información en concreto. Un punto a favor es que la mayoría de archivos están
en PDF, aunque algunos son formato doc lo cual resta profesionalidad a la
comunicación. Los enlaces de los recursos audiovisuales llevan al usuario a una
carpeta de Dropbox, aunque no especifican la calidad de los mismos. En resumen,
es bastante útil para la prensa pero podría mejorar algunos aspectos.
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